Hoe gaat Speelplan om met de AVG tijdens projecten

Bureau Speelplan haalt tijdens ontwerp- en adviesprojecten regelmatig informatie op bij bewoners. Bijvoorbeeld via een online enquête over de speelruimte, of reactieformulieren op een bewonersavond. Op deze Q&A pagina beschrijven we hoe wij omgaan met de AVG wetgeving en persoonsgegevens.

Q: Welke persoonsgegevens verzamelt Speelplan wel en niet?

A: In enquêtes vragen wij bewoners hoofdzakelijk naar hun ervaringen en mening en ideeën m.b.t. speelruimte of speellocaties. Wij vragen in de meeste enquêtes om de leeftijd van de respondenten. Het achterlaten van contactgegevens is optioneel. Als wij om contactgegevens vragen betreft dit vaak het e-mailadres. Persoonlijke informatie zoals naam, adres, telefoonnummer, geslacht, geboortedatum en andere specifieke informatie vragen wij in enquêtes nooit na, tenzij dit specifiek door de gemeente waarvoor wij de opdracht uitvoeren wordt verzocht.

Bij online enquêtes kunnen wij optioneel in het enquête-programma aangeven dat een enquête maar 1x per IP-adres kan worden ingevuld. Hierbij worden echter geen IP-adressen verzameld. Op papieren reactieformulieren hebben bewoners wel de mogelijkheid om aanvullend op het e-mailadres een naam en telefoonnummer achter te laten.

Q: Waarvoor gebruikt Speelplan de informatie m.b.t. leeftijd?

A: De leeftijd van enquête-respondenten wordt gebruikt voor de analyse van de enquêteresultaten die betrekking hebben op specifieke doelgroepen. Bijvoorbeeld om te bepalen of kinderen vaker buitenspelen dan jongeren.

Q: Waarvoor gebruikt Speelplan de contactgegevens van bewoners?

A: Speelplan gebruikt deze enkel om bewoners op de hoogte te houden van de enquête en/of het ontwerp- of adviesproject. Bewoners kunnen zich hier weer ten aller tijde voor afmelden. Dan verwijderd Speelplan de contactgegevens uit het projectbestand.

Q: Worden bewoners vooraf geïnformeerd over het gebruik van hun gegevens?

A: Ja, in de enquêtes en op reactieformulieren vermelden wij dat de gegevens enkel worden gebruikt voor het specifieke project en dat wanneer contactgegevens worden achtergelaten deze ook enkel worden gebruikt voor correspondentie over het project.

Q: Worden persoonsgegevens van bewoners gedeeld met derden?

A: Speelplan deelt deze informatie enkel met de gemeentelijke opdrachtgever en niet met andere organisaties.

Q: Wat doet Speelplan met de persoonsgegevens na afronding van het project?

A: Contactgegevens worden maximaal een jaar bewaard en indien nodig in deze periode enkel gebruikt voor correspondentie m.b.t. het project.

Is de informatie die Speelplan verzamelt te herleiden naar personen?

A: Informatie is enkel te herleiden naar een emailadres wanneer bewoners hiervoor kiezen om dit achter te laten. Dit is altijd optioneel, nooit verplicht. Hierbij willen wij wel benadrukken dat de informatie die wij verzamelen tijdens onze projecten weinig privacygevoelig is omdat het geen betrekking heeft op de persoonlijke situatie van respondenten.

Q: hoe is de informatie die Speelplan verzamelt beveiligd?

A: Voor online enquêtes gebruiken wij het programma van Surveymoney. Deze organisatie voldoet aan alle gestelde regelgeving omtrent de beveiliging van gegevens en is ISO 27001-en EU-VS Privacy Shield-gecertificeerd. Gegevens die Speelplan op eigen beveiligde dataserver opslaat kunnen enkel worden ingezien door medewerkers van Speelplan. Deze informatie wordt niet op andere externe locaties opgeslagen.

Q: Wat doet Speelplan in het geval van een datalek?

A: In geval van een datalek zal Speelplan de gemeente hiervan op de hoogte stellen en gezamenlijk melding maken bij de autoriteit persoonsgegevens. De kans dat een datalek resulteert in identiteitsfraude is klein gezien de geringe hoeveelheid persoonsgegevens die Speelplan tijdens ontwerp- en adviesprojecten verzamelt.

Stelt Speelplan bij de start van projecten een verwerkersovereenkomst op?

A: Ja, indien tijdens het project persoonsgegevens worden verzameld en de gemeentelijke opdrachtgever het wenselijk/nodig acht om hiervoor een overeenkomst op te stellen. Speelplan is in dat geval de verwerker en de gemeente de verwerkingsverantwoordelijke Zaken die hier in moeten worden opgenomen zijn:

  • welke persoonsgegevens worden verwerkt
  • op welke manier en voor welke doelen worden de persoonsgegevens verwerkt
  • aan welke partijen mogen de persoonsgegevens worden verstrekt en dat die partijen dezelfde plichten opgelegd krijgen als de verwerker
  • welke beveiligingsmaatregelen zijn genomen om de opgeslagen gegevens te beveiligen
  • dat en op welke wijze de verwerkingsverantwoordelijke audits mag uitvoeren
  • hoe aan de rechten van de betrokkene, bijvoorbeeld op inzage en correctie, wordt voldaan;
  • dat de verwerker ondersteunt bij het melden van eventuele datalekken
  • wanneer en op welke manier de gegevens weer verwijderd worden